Uno de los grandes males en las empresas -grandes y chicas- de hoy: el exceso de reuniones sin motivos aparentes. El cambio no implica eliminar las reuniones de un golpe, sino aprender a sacar provecho de cada una de las juntas. Por eso le compartimos algunos tips para que sepa cómo mantener una reunión exitosa.
1. Establecer un propósito claro
El primer paso para mantener una reunión exitosa es que, antes de cada reunión, tanto usted como su equipo se pregunten si realmente hay un motivo y propósito de fondo, que amerita que todos dejen de hacer lo que hacían para asistir a la reunión.
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Por otro lado, es un tema económico. En las reuniones suelen haber bocadillos, café, refrescos, etc. Esto sumado al costo de oportunidad que tienen los asistentes, que dejan de producir algo más. Usted pensará que el costo quizás es insignificante para una empresa con estructura grande. Sin embrago, comience a sumar el total de reuniones a lo largo del año, y los montos comienzan a ser significativos.
Dicho propósito, ¿no se puede alcanzar mediante un mail o un llamado? Si es así, utilice dichos medios. Esto no solo aplica para las reuniones internas, sino que también suele existir un exceso de reuniones entre proveedores y clientes.
2. Establecer un objetivo claro
¿No es lo mismo que el punto anterior? No. Un propósito es un motivo que justifique la realización de la reunión, pero puede ser a muy largo plazo o -incluso- sin plazo. El objetivo, en cambio, responde a una meta más concreta y a corto plazo, pero que al mismo tiempo vaya en la misma dirección que el propósito. Por ejemplo, si el propósito es el lanzamiento de un producto al mercado, el objetivo puntual de una reunión puede ser el establecer un precio base de salida al mercado.
3. Revisar los equipos previamente
Este punto aplica en particular para las reuniones con clientes o inversores: imagina que dedica horas en una presentación, y llegado el momento el proyector no funciona, o usted se olvidó de guardar el archivo en la nube. Estas situaciones, además de hacerle perder la oportunidad de contar con el apoyo de la tecnología y la información que allí posee, probablemente tenga un efecto negativo en su confianza y estado de ánimo, algo que los demás asistentes van a notar.
Por eso es importante que se tome el tiempo de revisar la habitación donde hará la presentación. Si es en un lugar externo, consulte con la secretaria o con su contacto en la otra empresa. Además, cuando sea posible, vaya al lugar un tiempo antes de la reunión, para comprobar usted mismo que todos los equipos y tecnología funcionan de forma correcta.
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4. Falta de preparación
Este punto puede sonar similar al anterior, pero la realidad es que se refiere más al contenido y a su conocimiento sobre el tema a tratar. Prepararse para una reunión lo pondrá en una situación ventajosa por más que se trate de una reunión interna. Tendrá la oportunidad de impresionar a un superior. Ni que hablar que es importante cuando usted va a intentar una venta o levantar capital.
Estudie el tema en particular, piense en posibles preguntas, y analice los perfiles de los otros asistentes. Nunca sabe qué oportunidades podrían surgir si es que usted menciona un tema que haga «clic» en alguno de los asistentes. Las mejores oportunidades surgen de conversaciones casuales con otras personas.
5. La falta de una agenda clara
Siempre que se pueda, establezca una agenda de temas a tratar, y un orden específico a seguir. Las interrupciones y superposición de temas suele llevar a que se hable más de lo necesario. El orden garantiza que se reparta el tiempo de forma mucho más eficiente y, al mismo tiempo, que no se deje ningún tema sin tratar.
Pocas personas tienen el interés de generar una propuesta de temas. Aproveche y marque la diferencia.
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6. Busca apoyo en otras personas
Este consejo también puede sonar muy abstracto, ya que el apoyo de otra persona puede ser en diversas cuestiones. Pero créame que siempre es mejor contar con una visión externa, objetiva, o más calificada que usted. Por ejemplo, piense en el caso de una reunión en el extranjero. El contar con la opinión de un local le será de gran ayuda, ya que podrá comentarle cuáles son las costumbres típicas para las reuniones, cómo saludar, el protocolo, etc.
Cuando es algo interno o una venta, otra opinión le permitirá ver si sus objetivos se cumplen de acuerdo a la opinión de un posible participante que no sea usted.
