Escuchamos mucho sobre gestión de proyectos, líder de proyecto, etc. Hay mucha literatura sobre procesos y modelos, pero la realidad es que se puede aprovechar esta disciplina en cualquier orden de la vida, como organizar un matrimonio o un viaje familiar, sin necesidad de aplicar todos los aspectos más técnicos. Aplicar estas técnicas puede tener un impacto significativo en el ahorro de tiempo y dinero.
A continuación, hacemos un repaso de las etapas principales en la gestión de proyectos. Si considera necesario, de seguro no tendrá problema en encontrar mucha información sobre este tema en internet y bibliotecas.
1. Antes del inicio
Es quizás la etapa más importante ya que todo el desenlace depende de ésta. Es como subir una escalera que lleva a un destino que no es el deseado. Si no dedicamos el tiempo suficiente a esta etapa, tendremos muchos costos de tiempo y dinero para solucionar y afrontar los cambios y correcciones a lo largo del camino. Es como escalar el Everest sin un plan y, en la mitad de camino, descubrir que hay que bajar hasta a base para tomar una ruta completamente diferente.
El primer punto, es identificar con detalle a todos los stakeholders o personas de interés, que estarán directamente implicados en el proyecto. Al hacer una lista, evitará olvidarse de considerar los impactos en otras personas. Este paso va incluso antes de ajustar el propósito, descripción, etc. A partir de allí, se pueden identificar a los más importantes para tener entrevistas y reuniones con ellos, con el fin de especificar expectativas, compromisos, etc.
Luego de todas las entrevistas, se puede proceder a producir el Scope del proyecto, que es un documento que detalla distintos ítems importantes como el propósito, descripción, resultados deseados, limitaciones, necesidades de comunicación, criterios de finalización, riesgos y permisos requeridos.
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2. Planificación
En la etapa del plan, se analiza con mayor detalle los aspectos más importantes del proyecto. Se puede comenzar analizando los distintos riesgos implicados, así como posibles estrategias para mitigarlos o eliminarlos. Luego, un plan para efectivamente gestionar dichos riesgos.
Luego, una vez identificados los planes de riesgos, así como las actividades necesarias, comienza la elaboración del calendario. La mejor forma de hacer esto es mediante sesiones de brainstorming grupales, en las que el equipo analice los distintos objetivos a alcanzar, y las acciones necesarias para cumplirlos. Esto luego se distribuye en un diagrama de Gantt, que permite ver con facilidad el plan para las acciones.
También está la opción de elaborar un plan de Comunicaciones, en el que se establezca el tema a comunicarse, quién emite y quién recibe el mensaje, el canal, y en qué momento. Esta planificación se debe a que la falta de comunicación suele ser un tema que termina llevando a los proyectos al fracaso. Es común ver proyectos gestionados por Ingenieros que se enfocan más en los procesos que en el manejo de personas, y allí es precisamente donde radica un aspecto muy importante del éxito de un proyecto.
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3. Ejecución
La implementación es cuando toda la planificación anterior se vuelve realidad. ¿Cuál es aquí el gran desafío? Que las personas cumplan sus tareas. En línea con lo mencionado anteriormente sobre la comunicación, los proyectos no fracasan por adoptar mal los procesos. Fracasan porque las tareas no se llevan a cabo en tiempo y forma.
Para liderar un proyecto de forma adecuada, es necesario un gestor que tenga las cualidades de líder necesarias para asegurarse de que se cumplan con los plazos. La mejor estrategia para esto es encontrar un equilibrio de cantidad de reuniones con equipos, que no sean demasiadas como para entorpecer el día a día, pero suficientes para generar un sentimiento de responsabilidad en los equipos. También como una forma de ver que el proyecto esté yendo por el camino adecuado, y que el equipo se reúna para motivarse.
También está la opción de mantener reuniones privadas con aquellas personas que considere necesario, ya sea porque juegan un papel determinante en el éxito del proyecto, o porque como líder quieres felicitarlos o agradecerles por su trabajo. Por supuesto que también puede que sea necesario corregir el rumbo o compromiso de algún miembro del equipo.
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4. Monitoreo y Control
Durante todo el proceso de implementación, es importante contrastar de forma constante el camino que se está tomando en comparación a lo que se planificó inicialmente. También es importante mantenerse cerca de los stakeholders como una forma de asegurarse que sus expectativas y responsabilidades están alineadas según lo establecido en el documento inicial.
Es inverosímil creer que durante la ejecución todo va a salir de acuerdo a lo planificado en las etapas iniciales. Prácticamente todos los proyectos van a necesitar un cambio en el medio del proceso. En estos casos, los cambios deben estar correctamente justificados de acuerdo a lo que se haya venido monitoreando. Si bien son inevitables, no se puede olvidar que son un costo en tiempo y dinero.
Finalmente, este control y monitoreo se debe documentar de la forma más detallada posible. Nunca sabemos qué tan útil puede ser esta información en el futuro. Muchos problemas e imprevistos costosos podrían haber solucionado en caso de contar con una experiencia previa correctamente transmitida mediante un archivo.
